【Power Automate入門】承認エスカレーション｜放置された承認を催促して上長に上げる方法｜PA45 第18回

📝 この記事は、PA45 第18回でつくったフローをあとから見返せるようにまとめたものです。
当日参加できなかった方も、この記事だけで同じフローが作れます。
画面や仕様は更新が続きます。最新の情報は Microsoft 公式（Microsoft Learn）をご確認ください。

承認依頼は、出したあとが問題です。放置されると、そこで業務が止まります。
催促のメールを人が送るのでは、結局その人の負担になります。
第18回では、一定時間で自動的に催促し、それでも動かなければ上長に上げる形を作ります。

▶ 当日のハンズオン録画

手元で止めながら進めたい方は、動画とあわせてどうぞ。

この回の録画をYouTubeで見る

今日は「催促」まで自動にします。
放置された承認で業務が止まる、という状態をなくす回です。

こんな困りごと、ありませんか

承認は、相手が忙しいと止まりがちです。
まずは、よくある困りごとを次のスライドで確認します。

仕組みの全体像

このフローの考え方は「依頼して、待っている間に見張る」です。
承認を待ちつつ、時間が経ったら自動で催促します。
次のスライドが全体像です。

承認アクションとは

承認は、相手にボタン付きの依頼を届けるアクションです。
相手はメールやTeamsから、その場で承認・却下できます。
次のスライドがそのイメージです。

今日のキモ：依頼と待機を「分ける」

この回のポイントは、「承認を依頼する」ことと「結果を待つ」ことを分けることです。
分けておくと、待っている間に別の処理（催促）を並行して動かせます。
次のスライドがその考え方です。

依頼と待機を分けるのがキモです。
同じアクションにまとめてしまうと、待っている間に催促を出せません。

待ちながら、並列でリマインドする

待機と並行して、一定時間ごとに催促を送ります。
並列の分岐を使い、待ちながら見張ります。
次のスライドがその構成です。

結果で分岐し、必要なら上長へ

承認が返ってきたら、その結果で処理を分けます。
承認なら次工程、却下なら差し戻し、反応が無ければ上長に上げます。
次のスライドがその分岐です。

活用事例

「止まらない承認」は、承認を伴うあらゆる業務で効きます。
当日紹介した使いどころが、次のスライドです。

• 稟議・購買の承認：放置を催促し、遅れれば上長に上げます
• 休暇・残業の申請：期限までに承認されるよう自動で促します
• 書類の回覧：確認が滞ったら次の担当へ回します

使うときの注意

運用で困らないために、押さえておきたい点があります。
次のスライドの内容です。

• 催促の間隔：短すぎると迷惑、長すぎると意味がありません。
  業務に合う間隔にします
• エスカレーション先：上長の宛先を正しく設定します。
  間違えると誰にも届きません
• 結果の判定文字：承認結果は「Approve」「Reject」で返ります。
  日本語で比べると一致しません

リマインドの間隔は、テストのあいだだけ短くしておくとラクです。
1日待って動くかを確かめるのは、さすがに大変でした。

🖥️ 当日のスライド

講座で使ったスライドです。手順を追いながら見返せます。

🖥️ 当日のスライド（全18枚）

ブラウザでそのまま開けます。手順を追いながら見返せます。

スライドを開く

アンケートの回答が20件と、全23回でいちばん多かった回です。
承認まわりで困っている方が多いんだと、数で分かりました。

まとめ

次回・第19回は「自動化の成果を見える化」です。
作ったフローの効果を、Power BIで見せる方法に進みます。

※ 本記事は公開日時点の内容です。筆者が実際に学んで試した手順をまとめたもので、Power Automate や各サービスの仕様は今後変わる可能性があります。
※ 記事の構成・図解の一部は、AIを壁打ち相手にしながら作成しています。