【Power Automate入門】締切が近いタスクを毎朝Teamsに自動通知する方法｜PA45 第17回

📝 この記事は、PA45 第17回でつくったフローをあとから見返せるようにまとめたものです。
当日参加できなかった方も、この記事だけで同じフローが作れます。
画面や仕様は更新が続きます。最新の情報は Microsoft 公式（Microsoft Learn）をご確認ください。

締切の管理を人の記憶に任せると、忙しい週ほど抜けます。
毎朝、期限が近いものだけ拾って知らせてくれれば、それで足ります。
第17回では、毎朝かってに動いて、締切が近いタスクだけTeamsに流す仕組みを作ります。

こんな困りごと、ありませんか

タスクの締切は、自分で気にしていないと過ぎてしまいます。
まずは、よくある困りごとを次のスライドで確認します。

仕組みの全体像

このフローは、4つの部品でできています。
毎朝起こす・表を読む・ふるい分ける・知らせる、という流れです。
次のスライドが全体像です。

部品1：毎朝かってに起こす（スケジュール）

起点は、時刻を決めて自動で動く「スケジュール」トリガーです。
次のスライドのように、毎朝の時刻を指定します。

部品2：Excelの表を読む

タスクの一覧はExcelにあるものとします。
「表内に存在する行を一覧表示」で全行を取得します。
次のスライドがその設定です。

部品3：1行ずつ見て、ふるい分ける

取得した行を、Apply to each で1件ずつ見ます。
その中に条件を置き、締切が近い行だけを拾います。
ここは第4回の繰り返しと第3回の条件の組み合わせです。
次のスライドがその形です。

スケジュールのタイムゾーンは、既定のままだと思った時刻に動きません。
忘れずに日本時間に設定しておきましょう！

部品4：「あと3日」を日本時間で用意する

締切が近いかを判断するには、基準となる「あと3日」の日付を用意します。
式を書かずに、3つのアクションで日本時間の基準日を作ります。

ちょっと理解しにくところなので、スライドも一緒に確認してみてください。

次のスライドがその方法です。

部品を組んで、Teamsで知らせる

最後に、締切が近いものだけをTeamsに通知します。
次のスライドが通知部分です。

活用事例

「毎朝チェックして知らせる」形は、締切以外にもいろいろ応用できます。
当日紹介した使いどころが、次のスライドです。

• 提出物の期限管理：提出期限が近い項目を担当者に通知します
• 棚卸し・点検：次の点検日が近いものを知らせます
• 契約・更新の管理：更新期限が近い契約を早めに通知します

使うときの注意

運用でつまずかないために、押さえておきたい点があります。
次のスライドの内容です。

• 日本時間で判定する：基準日をUTCのままにすると、判定が1日ずれることがあります
• 通知は絞る：全件ではなく「近いものだけ」に絞り、通知が多すぎないようにします

私は最初、自分だけに送る設定でまわすようにしています。
文面と件数を確かめてから宛先を広げると、送り直しが減ります。

🖥️ 当日のスライド

講座で使ったスライドです。手順を追いながら見返せます。

「SharePointへの理解がまだ追いついていない」という声をいただいた回です。
前提のサービスが分かっていないと、手順だけ追うことになります。第21回で基礎をまとめ直したのは、この声がきっかけでした。

まとめ

次回・第18回は「承認エスカレーション」です。
放置された承認を催促して、上長に上げる仕組みを作ります。

承認アクション使ったことない！という方もいると思いますので、その使い方・活用方法・注意点を解説していきます。

※ 本記事は公開日時点の内容です。筆者が実際に学んで試した手順をまとめたもので、Power Automate や各サービスの仕様は今後変わる可能性があります。
※ 記事の構成・図解の一部は、AIを壁打ち相手にしながら作成しています。