【Power Automate入門】Formsの回答をSharePointに自動登録して通知する方法｜日付のUTC→JST変換も解説｜PA45 第7回

PA45 第7回のテーマは「Formsの申請をSharePointに自動登録して、担当者に通知する」です。
申請フォームに回答が届いたら、内容をSharePointリストに記録し、担当者にお知らせするまでを自動化します。
この記事は、当日参加できなかった人でも同じ手順をたどれるように、スライドを交えて整理したものです。

今回のテーマ：仕組みを理解しよう

まず、このフローが何をしているのかを整理します。
Formsの回答をきっかけに、日付を整えてからSharePointに記録し、担当者へ通知する、という流れです。
次のスライドで全体の仕組みを確認します。

今日のゴール（やること）

今日やることを3つに絞って確認します。
次のスライドが当日のゴールです。

ポイント①：日付を UTC から JST に変換する

Formsの回答日時は、そのままだと世界標準時（UTC）で届きます。
日本時間より9時間ずれているため、そのまま記録すると時刻が合いません。
そこで日本時間（JST）に直します。
次のスライドがその考え方です。

日本時間に直すには、次の式を使います。
「UTCの日時を、東京標準時に変換する」という意味です。

ポイント②：formatDateTime で時刻だけ抜き出す

日付は、用途によって「日付だけ」「時刻だけ」など見せ方を変えたいことがあります。
それを整えるのが formatDateTime です。
次のスライドがその使い方です。

• yyyy/MM/dd：2026/04/23 のように日付だけ
• HH:mm：14:30 のように時刻だけ
• yyyy年M月d日：2026年4月23日 のように和暦風の表示

ポイント③：Formsの回答を SharePoint の列に割り当てる

整えたデータを、SharePointリストの「どの列に入れるか」を1つずつ対応づけます。
これがマッピングです。
次のスライドが、その割り当てのイメージです。

今日のポイント3つ

第7回で大事なところを、次のスライドの3点にまとめています。

• 日付はまず日本時間に直す：convertTimeZone で9時間のズレをなくします
• 見せ方は formatDateTime で整える：日付だけ・時刻だけなど、用途に合わせます
• 列の割り当てを1つずつ確認する：回答と列の対応がズレないよう見直します

つまずきやすいポイント

• 時刻が9時間ズレる：UTCのまま記録しているのが原因です。
  convertTimeZone で日本時間に直します
• 列に入らない・型が合わない：数値の列に文字を入れるとエラーになります。
  列の種類を確認します
• 必須列が空になる：SharePoint側で必須の列は、必ず値を割り当てます

このフローは、こんなところで使う

「フォームの申請を記録して通知する」形は、社内のいろいろな申請業務に応用できます。
当日紹介した使いどころが、次のスライドの内容です。

• 備品・経費の申請受付：申請フォームの内容を台帳に記録し、担当に通知します
• 問い合わせの受付：問い合わせをリストに残し、担当部署へ振り分けます
• イベントの参加登録：申込フォームの回答を一覧化し、主催者に知らせます

まとめ

第7回の内容を最後に振り返ります。

次回・第8回は「申請承認フロー（Approvals）」です。
申請を受けて、承認・却下を回す流れに進みます。

※ 本記事は公開日時点の内容です。筆者が実際に学んで試した手順をまとめたもので、Power Automate や各サービスの仕様は今後変わる可能性があります。
※ 記事の構成・図解の一部は、AIを壁打ち相手にしながら作成しています。