こんにちは、Haru です。
PA45 第8回「申請承認フローをTeamsで作ろう」を開催しました。
今回のテーマは Power Automate の Approvals（承認）アクション。
Formsで届いた申請を、上司にTeamsで承認依頼として送り、承認/却下の結果に応じて申請者にTeamsで自動返信するというフローを作りました。
今回の内容：Approvalsで承認フローを自動化する
第8回のテーマは「申請承認フロー」。
これまで Forms → SharePoint → Teams という申請自動化の基本パターンは第7回で扱いましたが、今回はそこに「上司の承認待ち」という非同期処理を加えていきます。
今回使った4つのアクション
① Microsoft Forms（トリガー）：申請が送信されたタイミングでフローを起動する
② 応答の詳細を取得する：申請内容（金額・理由など）をフローに取り込む
③ 開始して承認を待機（Approvals）：上司にTeamsで承認依頼を送り、結果が返るまでフローを止める
④ 条件分岐 → Teams投稿：outcome（Approve/Reject）で分岐し、申請者にTeamsで結果通知
「開始して承認を待機」は、Power Automate を学ぶうえで最初に出会う 非同期処理のアクションです。
承認/却下されるまでフローはじっと待ち、結果が返ってきた瞬間に次のアクションに進みます。「フローが止まる」という体験を初めてする回でもあります。
承認って人間の判断が入るので、「本当に自動化できるの？」と最初は不安になりますよね。
でもApprovalsを使うと、承認待ちの間もフローが裏でちゃんと待機してくれます。
でもApprovalsを使うと、承認待ちの間もフローが裏でちゃんと待機してくれます。
ハンズオンで作ったフロー
当日は以下の4ステップで「経費申請の承認フロー」を一緒に作りました。
STEP 1. Microsoft Forms「新しい応答が送信されるとき」をトリガーに設定
STEP 2. 「応答の詳細を取得する」で申請内容を取り出す
STEP 3. 「開始して承認を待機」で上司に承認依頼を送る（タイトル・担当者・詳細を設定）
STEP 4. 条件分岐で
outcome が Approve かどうか判定 → Teamsで申請者に結果通知
今日のポイント3つ
第8回のまとめです。
① トリガーは「何かが起きたとき」に動く仕組み
Forms回答・メール受信など「イベント」を起点にフローが自動で動き始めます。「あ、これ自動化できる」と気づける第一歩です。
Forms回答・メール受信など「イベント」を起点にフローが自動で動き始めます。「あ、これ自動化できる」と気づける第一歩です。
② 「開始して承認を待機」は結果が返るまでフローが止まる
承認/拒否されるまで次のアクションは動かず、結果（outcome）が返ってきます。非同期処理を体験する重要なアクションです。
承認/拒否されるまで次のアクションは動かず、結果（outcome）が返ってきます。非同期処理を体験する重要なアクションです。
③ outcome は
条件分岐で日本語と比較するとマッチしません。英語で書くのがルールです。今日作ったフローが、あなたの最初の「承認自動化」です。
Approve / Reject の英語固定条件分岐で日本語と比較するとマッチしません。英語で書くのがルールです。今日作ったフローが、あなたの最初の「承認自動化」です。
活用事例
同じ「Forms × Approvals × Teams」の組み合わせは、こんな業務にそのまま応用できます。
- 経費申請の承認自動化：申請フォーム → 上司に承認依頼 → 申請者に結果通知
- 有給申請の承認自動化：申請フォーム → マネージャー承認 → 本人にTeams通知＋カレンダー登録
- 備品購入の承認自動化：購入申請 → 部長承認 → 発注担当チャネルにTeams投稿
承認者・通知先を変えるだけで、社内のあらゆる申請業務に展開できます。
スライド資料のダウンロード
当日使用したスライドは PPTX 形式でダウンロードできます。
→ 関連記事：「【PA45 第7回】Formsの申請をSharePointに自動登録して担当者に通知しよう」
PA45への参加方法
毎週木曜日20:15〜21:15で開催しています。
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