【Power Automate入門】共有フォルダのファイル追加をリンク付きメールで自動通知｜PA45 第15回

📝 この記事は、PA45 第15回でつくったフローをあとから見返せるようにまとめたものです。
当日参加できなかった方も、この記事だけで同じフローが作れます。
画面や仕様は更新が続きます。最新の情報は Microsoft 公式（Microsoft Learn）をご確認ください。

共有フォルダにファイルが置かれても、誰かが気づかなければ止まったままです。
「更新されたら教えてほしい」は、フォルダを見張る仕組みがあれば解けます。
第15回では、ファイルが増えたら、開けるリンク付きのメールで自動的に知らせるフローを作ります。

今日は「更新に気づかなかった」をなくします。
フォルダを見張る係を、フローにお願いして楽しましょう！！

こんな困りごと、ありませんか

共有フォルダは、誰かが更新しても自分から見に行かないと気づけません。
まずは、よくある困りごとを次のスライドで確認します。

今日作るフローの全体像

作るのは3ステップのシンプルなフローです。
ファイルの追加を待ち受け、必要な情報を整え、リンク付きでメールする、という流れです。
次のスライドが全体像です。

ステップ1：ファイルの追加を待ち受ける

起点は、SharePointの「ファイルが作成されたとき」トリガーです。
監視したいサイトとライブラリを指定します。
次のスライドがその設定です。

ステップ2：特定フォルダだけに絞る

そのままだと、対象フォルダ以外の更新でも動いてしまいます。
そこで「トリガー条件」を使い、見たいフォルダのファイルだけで起動するように絞ります。
次のスライドがその方法です。

トリガー条件で絞っておくと、関係ないファイルで毎回動くのを防げます。
対象のフォルダは最初に決めておくのがコツです。
自動でやってくれるとはいえ、PowerAutomateに無駄な処理をさせないことも安定稼働のポイントです。

ステップ3：ファイル名と日本時間を整える

メールには、何のファイルがいつ追加されたかを載せます。
ファイル名と、日本時間に直した更新日時を用意します。
次のスライドがその設定です。

クリックできるリンクを作る

この回のポイントが、生のURLを「クリックできる青いリンク」にすることです。
URLをそのまま貼るだけだと文字列のままになります。
リンクにする一手間を、次のスライドで確認します。

完成イメージ

完成すると、こんなメールが届きます。
ファイル名・日時・クリックできるリンクがそろった通知です。

実務での活用例

この「監視して知らせる」形は、いろいろな業務に応用できます。
当日紹介した使いどころが、次のスライドの内容です。

• 資料の共有通知：新しい資料が入ったら、関係者にリンク付きで知らせます
• 提出物の受け取り：指定フォルダにファイルが届いたら担当に通知します
• 台帳・記録の更新：更新されたファイルを、すぐ開けるリンクで共有します

メールにはリンクを入れておきましょう
ファイル名だけだと、結局は探しに行く手間が残りますからね、、。

🖥️ 当日のスライド

講座で使ったスライドです。手順を追いながら見返せます。

「意外に妥協している業務もあるんだと痛感した」という声が印象に残っています。
自動化できると気づいていないだけの作業は、まだたくさんあると思っています。

まとめ

次回・第16回は「Copilotと作る Power Automate」です。
式やJSONで止まりやすいところを、AIに手伝ってもらいます。

なんとなく難しいイメージのあるJSON。

その中身を分かりやすく解説しつつ、Copilotも活用する手順について解説する予定です！

※ 本記事は公開日時点の内容です。筆者が実際に学んで試した手順をまとめたもので、Power Automate や各サービスの仕様は今後変わる可能性があります。
※ 記事の構成・図解の一部は、AIを壁打ち相手にしながら作成しています。