【PA45 第7回】Formsの申請をSharePointに自動登録して担当者に通知しよう

こんにちは、Haru です。

PA45 第7回「Formsの申請をSharePointに自動登録して担当者に通知しよう」を開催しました。

今回のテーマは Forms × SharePoint × Teams の組み合わせ。

Formsで届いた申請を、SharePointリストに自動で1行追加し、さらに担当者にTeamsで通知する——「申請が来たら全部自動」を1本のフローにまとめる回でした。

今回の内容：申請受付の流れを丸ごと自動化する

第7回のテーマは「Forms→SharePoint→Teams」。

第6回までで Forms→お礼メールのような単発の自動化は扱いましたが、今回は実務でよく使う 「申請データを保存しつつ担当者に通知する」という王道パターンを一気に作ります。

今回使った4つのアクション

(1) Microsoft Forms（トリガー）：申請フォームが送信されたらフローを起動

(2) 応答の詳細を取得する：申請内容（名前・部署・依頼内容など）をフローに取り込む

(3) SharePoint「項目の作成」：取り込んだ内容を申請管理リストに1行として自動追加

(4) Teams「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」：担当者に通知して気づいてもらう

申請が届いたら、データはSharePointに残り、担当者はTeams通知で気づける。手作業のコピー&ペーストや「メールで来た申請を見落とした」を一気にゼロにできるパターンです。

「申請が来たらExcelに転記して担当者にメール」みたいな業務、結構ありますよね。
これを1本のフローで全自動にできると、ラクになります。

当日は以下の4ステップで「申請受付フロー」を一緒に作りました。

STEP 1. Microsoft Forms「新しい応答が送信されるとき」をトリガーに設定

STEP 2. 「応答の詳細を取得する」で回答内容を取り出す

STEP 3. SharePoint「項目の作成」で申請リストに自動追加（フォームの回答を各列にマッピング）

STEP 4. Teams「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」で担当者に通知

第7回のまとめです。

(1) SharePointリストは「申請データの置き場所」として最強
Excelよりも複数人で同時編集しやすく、Power Automateとの相性も抜群。「項目の作成」アクションで1行追加するだけで申請データが蓄積されていきます。

(2) 動的コンテンツでフォーム回答をリスト列にマッピングする
SharePoint側の列名と、Formsの動的コンテンツを紐づけるだけ。コードは1行も書きません。「あの欄にあの回答を入れる」をマウス操作で組み立てる感覚です。

(3) Teams通知は「チャネル」と「個人」を使い分ける
全員に共有したいならチャネル投稿、特定の担当者だけに知らせたいならフローボット→ユーザー宛て。今回作ったフローが、あなたの最初の「業務申請の自動化」です。

次回・第8回は「申請承認フロー（Approvals）」を取り上げます。

今回作った Forms→SharePoint→Teams に、上司の承認待ちを加えるパターンです。「承認されたら担当者に通知、却下されたら申請者に通知」のような実務的な分岐も体験できます。

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