「それ前にもあったやつ」をCopilotに言わせる：Copilot Studio × Power Automate（Premiumなし）で“同じ問い合わせ”を減らす

こんにちは。今回は Copilot Studio と Power Automate をつないで、社内でよく起きる
「同じ質問が何回も来る問題」を軽くする仕組みを 最小構成で作ります。

 

完璧なAI検索じゃなくて、
「それ、前にもあったよ」を思い出させるだけで問い合わせは確実に減る。

 

この記事のゴールは、読むだけで Copilot Studio と Power Automate を実際に実装できるところまで到達することです。
スクショを撮りながら進められるように、画面ごとの手順も細かく書きます。

 

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0. この記事で作るもの（完成イメージ）

• Teams（個人チャット）で Copilot に質問する
• Copilot が Power Automate を呼び出す
• Power Automate が SharePoint の PastCases から類似ケースを探す（部分一致）
• 見つかったら最大3件を整形して返す
• 見つからなければ UnmatchedQuestions に質問を記録する

📸 スクショ推奨：構成図（Copilot → Power Automate → SharePoint）

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1. 準備：SharePoint Lists を2つ作る（列は最小）

この記事では列名をスクショと一致させるため、リストは空で作成し、列は手動で作成します。
CSVインポートで列を作ると内部名が変わり、後で式やスクショがズレるためです。

1-1. PastCases リストを作る（検索対象のナレッジ）

1. SharePoint サイトを開く
2. 「新規」→「リスト」→「空のリスト」
3. リスト名を PastCases にして作成

📸 スクショ推奨：PastCases リスト作成画面（リスト名入力）

PastCases は次の列だけ作ります（最小構成）：

• Title（既定列。削除しない）
• Summary（複数行テキスト）
• Resolution（複数行テキスト）
• URL（1行テキスト）
• Keywords（1行テキスト）

列の追加手順：

1. PastCases を開く
2. 「列の追加」→ 種類を選択
3. 列名を入力（上の通り）

📸 スクショ推奨：Summary / Resolution / URL / Keywords の列が並んだ画面

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1-2. UnmatchedQuestions リストを作る（未ヒット質問ログ）

1. 同じ SharePoint サイトで「新規」→「リスト」→「空のリスト」
2. リスト名を UnmatchedQuestions にして作成

📸 スクショ推奨：UnmatchedQuestions 作成画面

UnmatchedQuestions は次の列だけ作ります（最小構成）：

• Title（既定列。削除しない）
• QuestionText（複数行テキスト）
• CapturedAt（1行テキスト）
• Notes（複数行テキスト）

ポイント：CapturedAt は最初は「1行テキスト」で作るのがおすすめです。日付列にすると貼り付けや入力形式で詰まりやすいからです（後で日付に変えてもOK）。

📸 スクショ推奨：QuestionText / CapturedAt / Notes が見える列設定画面

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2. サンプルデータを入れる（Excel → グリッドビュー貼り付け）

ここはブログ読者が詰まりやすいので丁寧に書きます。
コツは「ヘッダーは貼らない」「Title列を避けて貼る」です。

2-1. PastCases にサンプルデータを入れる

1. Excelでサンプルデータを用意（列順：Title / Summary / Resolution / URL / Keywords）
2. ヘッダー行はコピーしない（2行目以降のデータだけコピー）
3. SharePoint（または Microsoft Lists）で PastCases を開く
4. 「グリッドビューで編集」をクリック
5. Title列の最初の空セルをクリックして貼り付け（Ctrl+V）

📸 スクショ推奨：PastCases に数行入った一覧画面

2-2. UnmatchedQuestions にサンプルデータを入れる（Title列に注意）

UnmatchedQuestions は既定の Title 列があるため、貼り付け開始位置を間違えると「全部Title列に入る」事故が起きます。

1. Excelでサンプルデータを用意（列順：QuestionText / CapturedAt / Notes）
2. ヘッダー行はコピーしない
3. UnmatchedQuestions を「グリッドビューで編集」
4. Title列ではなく、QuestionText列の最初の空セルをクリック
5. 貼り付け（Ctrl+V）

📸 スクショ推奨：QuestionText / CapturedAt / Notes に分かれて入った画面

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3. Power Automate：検索フロー（FindSimilarPastCases）を作る

→ 関連記事：「【Vol.1】Copilot Studio × Power Automate × Word連携　つまずきポイント3選」

ここからが本番です。Copilot Studio から呼び出され、PastCases を検索して結果を返すフローを作ります。

3-0. フローを新規作成する

1. Power Automate を開く
2. 「作成」→ エージェントがフローを呼び出したとき（呼び出しトリガーのもの）を選ぶ
3. フロー名を FindSimilarPastCases にする

📸 スクショ推奨：トリガー選択画面／フロー名が見える画面

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3-1. 入力パラメータ（questionText）を追加

トリガーの「入力を追加」で次を作ります：

• 名前：questionText
• 種類：テキスト

📸 スクショ推奨：questionText が表示されているトリガーカード

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3-2. 検索用キーワードを作る（先頭30文字）

今回は賢い自然言語処理は使わず、質問文の先頭から一定文字数を切り出して「ひっかけ」ます。

1. アクション追加：「変数」→「変数の初期化」
2. 名前：Compose_Keyword
3. 式に次を入力：

substring(triggerBody()?['questionText'], 0, 30)

📸 スクショ推奨：Compose_Keyword の式が見える画面

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3-3. PastCases のデータを取得（Get items）

1. アクション追加：「SharePoint」→「複数の項目の取得（Get items）」
2. Site Address：PastCases があるサイト
3. List Name：PastCases

📸 スクショ推奨：Get items の Site / List が見える画面

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3-4. 類似っぽいものを抽出（Filter array：Summary / Keywords）

取得した PastCases の配列から、Keyword（先頭30文字）を含むものだけ残します。
今回は最小構成なので、Summary と Keywords のどちらかに含まれていればOK（OR）にします。

1. アクション追加：「データ操作」→「アレイ(配列)のフィルター（Filter array）」
2. From：「複数の項目の取得」 の value
3. 条件（ORで2つ）：

• Summary contains Compose_Keyword
• Keywords contains Compose_Keyword

（高度な編集を使う場合は次でもOK）

@or(
  contains(item()?['Summary'], outputs('Compose_Keyword')),
  contains(item()?['Keywords'], outputs('Compose_Keyword'))
)

📸 スクショ推奨：Filter array の OR 条件が見える画面

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3-5. 上位3件に絞る（Top3）

1. アクション追加：変数の初期化　→　　変数の設定
2. 名前：Compose_Top3
3. 式：

take(body('Filter_array'), 3)

📸 スクショ推奨：Compose_Top3 の式が見える画面

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3-6. 返す文字列（casesSummary）を組み立てる

→ 関連記事：「Power Automate【変数の値を増やす】アクションの使い方を業務に役立つ具体的なフローで解説」

まず String 変数を用意します：

1. 「変数を初期化」
2. Name：casesText
3. Type：String
4. Value：空

次に繰り返し（Apply to each）：

1. 入力：Compose_Top3 の出力
2. ループ内で「文字列変数に追加」

追加する本文（コピペ推奨）：

・@{items('Apply_to_each')?['Title']}
　解決：@{items('Apply_to_each')?['Resolution']}
　手順：@{if(empty(items('Apply_to_each')?['URL']), '（手順URLなし）', items('Apply_to_each')?['URL'])}

📸 スクショ推奨：Append to string variable のフォーマットが見える画面

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3-7. ヒット有無で分岐（Condition）

Filter array の件数が 0 より大きいかで分岐します：

length(body('Filter_array')) is greater than 0

Yes（ヒットあり）：casesText を返す

No（ヒットなし）：UnmatchedQuestions に記録する

📸 スクショ推奨：Condition の Yes/No 分岐画面

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3-8. ヒットしない場合：UnmatchedQuestions に保存（Create item）

No 側に「SharePoint：項目の作成（Create item）」を追加します：

• List：UnmatchedQuestions
• QuestionText：questionText
• CapturedAt：utcNow()
• Notes：空（または固定文でもOK）

※ Title列が必須の場合は、Title に substring(triggerBody()?['questionText'], 0, 20) などを入れると運用が楽です。

📸 スクショ推奨：Create item（UnmatchedQuestions）の入力が見える画面

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3-9. Copilot Studio へ返す（戻り値）

最後に「応答（Return）」で Copilot Studio に返す値を用意します。
返すのは次の2つ：

• caseFound（true/false）
• casesSummary（文字列）

Yes 側：

• caseFound：true
• casesSummary：casesText

No 側：

• caseFound：false
• casesSummary：空

📸 スクショ推奨：Return で caseFound / casesSummary が見える画面

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4. Copilot Studio：トピックを作ってフローを呼び出す

4-1. トピックを作成（トリガー）

トリガーフレーズはガチガチにせず、拾いやすさ優先にします：

• 前にもあった？
• 同じエラー
• フローが動かない
• 承認が飛ばない

📸 スクショ推奨：トピックのトリガーフレーズ設定

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4-2. 質問文を受け取って変数に入れる

ユーザーの入力をそのまま questionText に入れます（自然文まるごと）。

📸 スクショ推奨：ユーザー入力を変数に格納するブロック

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4-3. Power Automate フローを呼び出す

→ 関連記事：「Power Automate：変数を使ってあいさつメッセージを送る方法。
変数の初期化と変数の設定。」

アクションで FindSimilarPastCases を呼び出します。

• 入力：questionText
• 戻り値：caseFound / casesSummary

📸 スクショ推奨：フロー呼び出しブロック（入出力が見える）

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4-4. caseFound で分岐して返答する

ヒットした場合（caseFound=true）

似たケースが見つかりました。

{casesSummary}

まずは上から順にお試しください。
解決しない場合は「エラー全文」「失敗したアクション名」「実行履歴リンク」を教えてください。

ヒットしなかった場合（caseFound=false）

過去ログに類似ケースが見つかりませんでした。
今回の内容は記録しておきました。

追加で、何をトリガーにしたフローか／使っているコネクタ／いつから起きたかを教えてください。

📸 スクショ推奨：分岐ブロックと返答メッセージ設定

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4-5. Teams をチャネルとして追加し、個人でテストする

1. Copilot Studio で対象 Copilot を開く
2. 「チャネル」から Microsoft Teams を追加
3. まずは 自分の個人チャットでテスト（公開範囲を広げない）

📸 スクショ推奨：Teams チャネル追加・テスト可能状態

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5. Teams（個人チャット）で動作確認

1. Microsoft Teams を開く
2. 自分の Copilot チャットを開く
3. 質問してみる

テスト例：

フローが二重に動く。トリガー条件ってどう書くの？

過去ログが返ってくればOK。
ヒットしない場合でも、UnmatchedQuestions に記録されていれば成功です（改善材料が残ります）。

📸 スクショ推奨：Teams の会話（質問→回答）

📸 スクショ推奨：UnmatchedQuestions に行が追加された画面

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6. よくある詰まりポイント（最小構成版）

• PastCases にデータがあるのにヒットしない：Compose_Keyword の文字数（30）を 20〜40 で調整
• 返答が長すぎる：Top3 を 1〜2 にする
• URLが空で見栄えが悪い：空なら「（手順URLなし）」と表示（本文で実装済み）
• UnmatchedQuestions に貼り付けがズレる：Title列ではなく QuestionText 列から貼る

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7. 運用のコツ（シンプルでも効く）

• ヒットしない質問は UnmatchedQuestions に溜まる
• それは「現場が本当に困っていること」そのもの
• 週1回だけ見直し、よくあるものを PastCases に追加

頑張りすぎないのが続くコツです。私は「週1回、10件だけ見る」くらいがちょうどよかったです。

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おわりに

今回は「賢い検索」を作る記事ではありません。
でも、現場で本当に効くのはこの感覚でした。

完璧なAI検索じゃなくて、
「それ前にもあった」を思い出させるだけで、問い合わせは確実に減る。

まずは Teams の個人チャットで試し、効果が見えたら少しずつ広げる。
それが一番、無理のない進め方だと思っています。

※ 本記事は公開日時点の情報をもとに、筆者が実際に学んで試した内容を整理したものです。Copilot Studio の画面や仕様は更新されることがあるため、最新の状況は公式情報（Microsoft Learn）もあわせてご確認ください。