Power Automateで物品購入申請承認フローを作る方法-承認を待機アクション-動画手順付き

このブログではPower Automateを触ったことがない人でも、「この記事を読みながら手を動かすことで一歩踏み出せる」そんな内容を目指しています。

すぐ試したい方はこちら → GitHubリンク（フロー.zip＋README（手順書）.md）

一から作りたい方 → ZIPは不要。以下の記事を読み進めながら一緒にフローを作成してください。

GitHubからハンズオンフローとサンプルデータをダウンロードしてインストールすればすぐ試せますし、自分で一から作ってもOKです。

・Microsoft Formsで申請を受け取る
・承認依頼を送信（承認者に通知）
・承認結果をTeamsで申請者に通知

この記事を読み終わると、このフローが作れます。

今回のフローで使用するメインのアクションはこちらの
『開始して承認を待機』

このフローのメリットは以下の通り。

teamsを使ってスピーディーに承認処理を回せるので、
自業務にフローに応用してみてください。

フロー全体図のスクリーンショットはこちら。
ポイントとなるアクションは、上から3つめの『開始して承認を待機』アクションです。

ではここから一緒に手を動かしながらフローを作成してみてください。
（完成版はこちらにGituHubリンクからダウンロードできます）

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今回のフローはFormsで申請が送信されることがトリガー（フローが開始するきっかけ）となります。

最初にテスト用のFormsを作成しておきましょう。

今回作成した物品購入申請のFormsは以下。設問を3つ設けています。

ではフローを新規作成して、トリガーから設定していきましょう。

目的：Formsで申請が送信されたらフローを開始します。
カテゴリ：Microsoft Forms
アクション：「新しい応答が送信されるとき」

目的：申請内容を読み込みます。
カテゴリ：Microsoft Forms
アクション：「応答の詳細を取得する」

目的：承認者に通知し、承認を待機します。
カテゴリ：承認
アクション：「開始して承認を待機」
コピペ例：
タイトル：購入品の承認をお願いします
詳細：申請理由：@{outputs(‘応答の詳細を取得する’)?[‘body/理由’]}

申請理由はFormsへ記入した内容が変数に格納されて、動的コンテンツを選択することで挿入できます

下図の”詳細”欄が動的コンテンツ挿入部分

目的：承認されたかどうかを確認します。
カテゴリ：制御
アクション：「条件」
式例：
equals(outputs(‘開始して承認を待機’)?[‘body/outcome’],’Approve’)

最初はこの条件の式でつまづきやすいので詳しく解説します

equals( … , … )
- Power Automateの関数で「2つの値が同じかどうか」を比較します。
- equals(A,B) → AとBが一致すれば true、一致しなければ false。
outputs(‘開始して承認を待機’)
- 「開始して承認を待機」というアクションの出力（結果）を取得します。
- このアクションは承認依頼を送信し、承認者の応答（Approve/Reject）を返します。
?[‘body/outcome’]
- 出力の中の「body」部分にある「outcome」というフィールドを取り出します。
- outcomeには承認結果が入ります。
  例：Approve（承認）、Reject（却下）、NotResponded（未回答）
‘Approve’
- 比較対象の文字列。「承認された場合」を意味します。

「承認アクションの結果（outcome）が ‘Approve’ なら true、そうでなければ false」　という流れになります。

目的：申請者に結果を通知します。
カテゴリ：Microsoft Teams
アクション：「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」
★スクショ位置

フローを作ったら、必ずテストして動作確認をします。テストのやり方は次の通りです。

Formsでテスト用の申請を送信する
・サンプルExcelにある「物品名」「金額」「理由」を参考に入力
・送信後、Power Automateのフローが自動で起動するか確認
承認依頼が届くか確認する
・承認者にメールまたはTeams通知が届いているかチェック
・承認ボタンを押してコメントを入力
条件分岐の動作確認
・Approveを選んだ場合 → Teams通知が申請者に届くか
・Rejectを選んだ場合 → 通知が来ないか、別のメッセージが表示されるか
エラーが出た場合の確認ポイント
・接続情報が正しく設定されているか
・フォームIDやTeamsの投稿先が間違っていないか

事前に作成しておいたFormsに必要事項を入力してテスト用の申請を行ってフローをスタートさせてください。