講座の運営をクラウドフローで自動化した話｜RPACommunity LT

2026年10月19日の RPACommunity「Power Automate スペシャル！ライトニングトーク会」で、LT3として10分の枠をいただきました。
私はオンラインからの登壇です。

登壇の機会をくださった RPACommunity 東京本部の運営の皆さん（Mitzさん・フクイさん・百合宮桜さん・きぬあささん・eluさん）、ありがとうございました。
会場と配信のハイブリッド開催の中で、広島からのオンライン登壇にも対応していただきました。

あーちゃんさんにも、お礼を！
Mitzさんへつないでいただいたことが、今回の登壇のきっかけでした。
当日はスペシャルセッションも担当されていて、同じ回で話せたことをうれしく思っています。

@aachan5550 あーちゃんさんのブログを読んでPowerAutomateに取り組み始めて四年、、同じイベントに登壇させて頂けるなんてこちらこそ光栄です✨！！

あーちゃんのセッションも楽しみにしてます！

登壇機会頂いた@CharaDenMitz @yurimiyasakura @elu0314

ありがとうございます！！

— Haru｜Power Automate・Copilot Studio (@isamu_Automate) October 18, 2026

演題は受講申込みから参加バッジの授与まで、Power Automate 講座の運営をクラウドフローで自動化した話。
勤務先の社内講座で、講座1回ごとに発生していた案内・リマインド・集計・バッジの授与を自動化した内容です。

結論を先に書いておきます。

始めたきっかけと、価値を生む時間

このスライドは、Power Automate を始めたきっかけを、左から右へ3つの箱で並べたものです。

左の箱が、最初に Power Automate を使い始めた場所。
製造業の生産技術の現場でした。

真ん中の箱が、そこで見えていたこと。
エンジニアが、エンジニアリングに時間を使えていませんでした。
本来の仕事以外の作業に、時間を取られていたためです。

右の箱が、やりたかったこと。
エンジニアが自分の仕事に集中できる時間を作るために、それ以外の作業を Power Automate に任せる。
講座の運営の自動化も、この考え方の延長でやっています。

上の横長の帯は、講座1回ぶんの作業を、かかる時間の長さで並べたものです。
案内、参加者の確認、リマインド、講座で話す、集計、バッジの授与の6つ。

青くしたのは「講座で話す」だけです。
参加者が何かを持ち帰るのはこの時間で、灰色の作業は、必要だけれどそれ自体は参加者に何も残しません。

左の棒グラフは、灰色の作業1つずつにかかっていた時間です。
斜線の部分は、回によって変わる幅を表しています。

• 案内のメール：30分
• 参加者の確認：30〜40分
• リマインド：15〜30分
• アンケート集計：30〜40分
• 参加バッジの授与：30〜40分

足すと、右の枠のとおり講座1回あたり約2時間15分〜3時間。
講座で話す時間より、裏の作業のほうが長くなっていました。
なお、この時間は私の体感で、計測した値ではありません。

全体の構成

全体の構成図です。
左から右へ、データが流れる順に並べています。

• 左上（参加者が触る）：Forms の2つ。
  受講申込みとアンケートで、参加者が操作するのはここだけ
• 真ん中（Power Automate）：クラウドフロー9本。
  番号は、講座1回の中で動く順番（申込みの受付から延期・中止まで）
• 下（SharePoint リスト5つ）：講座の日程・出席・アンケート回答・バッジを記録する表。
  フローはここを読んで送るかを決め、送ったら結果を書き戻す
• 右（参加者に届く）：Outlook のメール、予定表の登録リンク、Teams 会議の参加URL
• 左下（自分が触る）：講座スケジュールのリストに日程とURLを入れ、配信承認を「はい」にする。
  運営者の手はここだけ

フローは毎回リストを見てから動くので、データは全部リストに残ります。
あとから参加人数やアンケートを集計するときも、このリストをそのまま使えます。

送る条件は、日時ではなく状態で決める

左の赤い枠が、最初にやりがちだった書き方です。
開催日の翌日に送る、のように日時で条件を書くと、次の3つが起きます。

• 中止になった回にも送る：日付が来れば、中止かどうかに関係なく動くため
• URLが準備できていなくても送る：アンケートのURLが空のまま、案内だけが届く
• 再実行すると二重に送る：フローを動かし直すと、同じ日付の条件をもう一度満たしてしまう

右側が、いまの書き方です。
アンケート案内のフローは、次の4つが全部そろった回にだけ送ります。

• ① 開催実績が「開催済み」：予定や中止の回には送らない
• ② 配信承認が「はい」：送る前に、人が1回だけ確認する
• ③ アンケートURLが入っている：空のリンクを送らない
• ④ 送信済みが「いいえ」：一度送った回には送らない。
  何回動いても1回だけになる

同じ1行を、毎朝フローが見て決める

この表は、講座1回分の行を、アンケート案内のフローが毎朝10時に見たときの判定です。
横に4つの条件、縦に日付の流れを並べました。
✓は条件を満たしている、×は満たしていないという意味です。

• 講座の前：開催実績が開催予定なので①が×。
  送らない
• 講座の翌朝：開催済みになり、URLも入った。
  ただ承認がまだなので②が×。
  送らない
• 承認した翌朝：4つ全部 ✓ になったので送る。
  送ったらすぐ、送信済みを「はい」に書き戻す
• その次の朝：送信済みが「はい」になったので④が×。
  もう送らない
• 中止になった回：いつまでも開催済みにならないので①が×のまま。
  送らない

実際のリストでは

個人の検証環境に作ったサンプルのリストです。
オレンジの枠で囲んだ4つの列が、フローが見ている列。
右側に、行ごとの判定を並べました。

• 第1回：送信済みにチェックが入っているので、もう送らない
• 第2回：4つ全部そろっているので送る
• 第3回：まだ開催予定なので送らない
• 第4回：中止なので送らない

開催日時の列は、送るかどうかの判定には使っていません。
日付で動かさないので、中止・準備不足・再実行のどれが起きても、間違って送ることがありません。

リスト5つの中身

リスト5つの列を並べたものです。
左の大きい枠が中心の講座スケジュールで、1行が講座の1回。
ほかの4つは、次のような1行の意味を持っています。

• 出席管理：1行が、1人の1回分の申込み
• アンケート回答：1行が、1回答
• バッジ一覧：1行が、1つのバッジ（どの回のバッジか、画像のURL）
• バッジ授与記録：1行が、1人にバッジを1回渡した記録

列の色には、3つの意味を持たせています。

• 青（講座回）：ほかのリストとつなぐための列。
  参照列ではなく、同じ文字を入れてつないでいる
• オレンジ（状態）：開催実績・配信承認・送信済み。
  フローはここを見て送るかを決め、送ったら書き戻す
• 緑（キー）：講座回とメールアドレスをつないだ文字。
  同じキーの行がもうあれば作らないので、同じ人が2回申し込んでも1件、アンケートに2回答えてもバッジは1回だけ

枠の中の小さい英字は列の内部名、太字は表示名です。
列は英語の名前で作ってから、表示名を日本語に変えています。
フローは英語の内部名で列を読み書きするためです。

承認だけを残した理由と、AIの置き場所

上の段が、自動化の前と後です。
前は講座1回ごとに約2時間15分〜3時間かかっていた裏の作業が、後は「日程とURLを入れる」「承認する」「講座で話す」の3つだけになりました。

下の段が、承認だけを残した理由です。
メールは一度送ると取り消せません。
そこで、取り消せない操作の直前にだけ人を置きました。

• 左（人が確認する）：メールを送る。
  送ったら取り消せない
• 右（フローに任せる）：リストの更新・記録。
  間違えても直せる

手放しで良いことばかりではありません。
気になっている点を3つ並べました。

• 最初に作る時間はかかる：フロー9本とリスト5つをそろえるまでに、最も手間がかかる。
  回数を重ねる講座ほど元が取れる
• Forms の質問を変えると直しが要る：回答を記録するフローが、質問に合わせて作ってあるため
• 講座回の文字を3か所でそろえる：リスト・申込みフォーム・アンケートで1文字でも違うと、メールの宛先やバッジが結び付かない

最後に、この仕組みの中でAIを置くならどこかを、3つの枠に分けました。

• 左（クラウドフロー）：開催したか、承認したか、URLがあるか、もう送ったか。
  手順も条件も決まっているので、Copilot Studio のエージェントに渡さなくてもクラウドフローで足りる
• 真ん中（AIに渡す候補）：アンケートの自由記述を読んで、次回に活かす点をまとめる。
  決まった手順がないところ
• 右（自分）：何を話すか、質問にどう答えるか、送ってよいかの承認。
  その場の判断が要るところ

この形は、社内の講座1つで回してきたものです。
ほかの講師や別の講座で同じように回るかは、まだ試していません。

まとめ

• 価値を生んでいる時間を先に決めて、それ以外はクラウドフローに任せる
• 送る条件は日時ではなく状態。
  リストの1行を1つずつ進める
• 人を置くのは、取り消せない操作の直前だけ
• AIは、決まった手順がない所に絞って置く

参加してくださった方へ：ソリューション一式を公開しました

LTで話した講座運営の仕組みを、個人の検証環境で作り直し、ソリューション一式として GitHub で公開しました。

• solution/KozaOpsKit.zip：ソリューション本体（クラウドフロー10本・接続参照3つ・環境変数3つ）
• docs/setup.md：導入手順（インポート → リスト作成 → Forms 作成 → オンにする）
• docs/design.md：設計の説明（リストの列・送る条件・二重防止・承認を人に残す理由）
• forms/questions.md：Forms 2つの質問の作り方

使い始めるまでの流れは次のとおりです。

• Power Automate の「ソリューション」画面で ZIP をインポートし、接続（SharePoint・Outlook・Forms）とサイトURLを入れる
• 「00 リストを作る」を1回実行すると、SharePoint サイトにリスト5つと列ができる
• Forms を2つ作ってフォームIDを環境変数に入れ、01〜09 をオンにする

Power Automate を45分で1テーマずつ扱う無料のオンライン講座 PA45 も、毎週開いています。
開催の形や過去回の一覧は、PA45の紹介ページ にあります。

※ 本記事は公開日時点の情報と、筆者が検証用の環境で試した結果をもとにまとめています。画面や仕様は変更されることがあるため、最新の状況は Microsoft Learn もあわせてご確認ください。

※ 本記事の構成や図解の一部は、AI と壁打ちしながら作成しています。